所得税基本通達の内容に沿って、出張手当を支払います。
では、社内規定で定める「出張旅費規程」についてですが、これは具体的にどのような内容を盛り込んで作成すれば良いのでしょう。
６つのポイントから、確認していきましょう。
１対象者を明確にする。
出張旅費の対象者は、全社員になっています。一般的には、役員と正社員を対象としています。
２出張の定義を定める。
具体的に、距離を定めます。これを決めておかないと、近場に移動した場合にも出張手当を支払わなくてはいけなくなってしまいます。「勤務地から目的地まで、片道○キロ以上の場所」といった具合です。もしも日帰りの出張と宿泊の出張をそれぞれ分けたい場合は、日帰りの場合は片道が60キロ以上、宿泊の場合は160キロ以上といったように、距離に差をつけるのが良いでしょう。
３旅費の種類を決定する。
旅費といっても、その中には交通費や宿泊費、日当も含まれています。利用できる交通機関を先に定めておくと、後からトラブルも起きにくいでしょう。
４宿泊費の限度額を定める。
当然ながら、出張は旅行とは違います。仕事でつかえる常識の範囲内で定めましょう。役職によって上限を変えて構いません。
５日当の計算方法を定める。
こちらも、役職によって金額を変えるのが一般的です。出発から帰着までの日数で計算をしましょう。
６出張方法を定める。
これは会社ごとに定めて構いません。出張旅費の精算期限、必要書類、仮払いをどのタイミングで受け取るか、申請方法はどうするのかなどです。とにかく出張のための精算をスムーズにこなせるような方法を定めるのが大事です。関係部署に周知しましょう。
